חברת הבאר של סבא בחרה להטמיע מערכת CRM מבוססת פלטפורמת Dynamics CRM 2015 בענן של חברת Webox. השותפים המבצעים שנבחרו הינם חברת Upgrade Consulting לצרכי האפיון ו- CRM Leader ליישום והטמעת המערכת.
הנהלת גן האירועים ה"באר של סבא", מגני האירועים הותיקים והמובילים בארץ, הבינה כי על מנת להמשיך ולתת שירות בסטנדרט הגבוה המצופה מהם, הגיע הזמן לנטוש את התוכנה לניהול האירועים בגן ולהתקדם למערכת CRM מבית מיקרוסופט, אשר שמה את הלקוח במרכז ומאפשרת לארגון להתמקד בניהול הלקוח לצד ניהול האירוע. שינוי זה מאפשר ניהול הלקוח בכל מקום ובכל זמן החל מכניסתו הראשונה לאתר החברה ועד לניהול האירוע ואלו שאחריו.
את המעבר החל גן האירועים באפיון צרכים מפורט עם חברת Upgrade Consulting תוך שינוי גישת הניהול. העסק עבר מגישת ניהול אירוע לגישת ניהול לקוח תוך שימוש בטכנולוגיות הענן המאפשרת ניהול זמין מכל מקום ובאמצעות כל מכשיר, החל מהמחשב המשרדי וכלה בטלפון הנייד של מנהל האירוע.
גן האירועים כולל מחלקת עיצוב ומיתוג, לצד מחלקת הפקה הממונה על חוויית הלקוח ושימורו. עד לשינוי זה פעלו בחברה באמצעות תוכנה ייעודית שעיקרה התמקדות ביומן השנה וניהול האירועים דרכו, כאשר ניהול הלקוח התבצע באמצעות ניירת וקלסרים שהצריכו זמן רב בסידור וניהול החומר וזמן רב בשליפתו.
חברת Upgrade Consulting , האחראית על כל שלבי אפיון בתהליך בשיתוף עם חברת "CRM Leader" , האחראית לשלבי היישום והטמעה, השלימו פרויקט לשינוי מערכת ניהול המכירות והתפעול בגן אירועים "הבאר של סבא".
עם המעבר לתוכנת CRM של מיקרוסופט בענן של וובוקס, לקוח מנוהל במערכת כבר משלב התעניינות באתר החברה, תיאום הפגישות, אנשי הקשר, הצעת המחיר וחוזה והכל תחת כרטיס אחד. דבר המאפשר ראיה של הלקוח ב- °360.
ישום והטמעת מודול שיווק ומכירות במוצר- CRM בוצע ע"י כאמור חברת " CRM Leader" . היישום התמקד בתהליכי המכירה, תפעול האירוע ובביצוע גמר חשבון מול הלקוח שלאחר האירוע. תהליך המכירה במערכת החדשה ממוחשב מקצה לקצה, החל משלב יצירת ליד בערוצי קשר שונים (אתר האינטרנט טלפוני, דפי נחיתה או הגעה פיזית) אל מערכת
ה- CRM, פגישות עם אנשי מכירות במחלקות השונות, הפקת הצעות מחיר על בסיס מחירונים וקטלוג מוצרים המנוהל במערכת.
כל הזדמנות כזו מבוקרת ומאפשרת זיהוי בעיות וצווארי בקבוק שנוצרים בתהליך, לטפל בהם ובכך, למנוע מצבים בהם תהליכי מכירה 'נתקעים' ולא מתקדמים. במסגרת היישום נבנו תהליכי עבודה אוטומטיים (work flow) אשר מאיצים את תהליך המכירה כגון מיילים ומשימות אוטומטיות. הפרויקט כלל בניית חבילת דוחות תפעוליים ומסכי ניהול בזמן אמת וגם הסבת נתונים מהמערכת הישנה למערכת החדשה.
ליאת גל, מנכ"ל Upgrade Consulting, אמרה כי "הפתרון שהוטמע בחברת "הבאר של סבא " מאפשר לארגון למקד את משאביו בעסקי הליבה ,דהיינו מתן חווית שירות ללקוח ושימורו. הלקוח מנוהל במערכת אחת החל מאנשי המכירות בארגון, דרך העיצוב, המיתוג וההפקה והמידע זמין בכל עת לכל גורם בארגון במחשב או בטלפון הנייד, בכל שלב במהלך האירוע ובהתאם להרשאות מותאמות המאפשרות את הפרדת המידע הרגיש בין המחלקות השונות.
על מנת לעגן את השינוי, נבחרה תוכנת CRM Dynamics בענן של חברת Webox, המאפשרת גמישות ביישום ההטמעה בהתאם לצרכיו הייחודיים של הלקוח לצד שימוש בכלל תוכנות ה- Office באופן אינטואיטיבי.
רומן צ'ירשני, מנכ"ל CRM Leader ושותף עסקי בכיר של וובוקס, אמר כי "הקו המנחה ביישום כפי שהוגדר על ידי הלקוח היה יצירת מערכת שמתאימה לצרכים המדויקים שהוגדרו באפיון, תקציב מוגדר מראש ולוח זמנים מצומצם (3 חודשיים עליה לאוויר). הטכנולוגיה העומדת מאחורי Dynamics CRM איפשרה לנו יצירת ממשקים בין מחלקות הארגון השונות והתהליכים המתבצעים בהן לצד הפרדה בין הישויות השונות והצגת מידע רגיש רק לגורמים הרלבנטיים שזקוקים לו."
לירון משל, מנהלת פרויקטים בבאר של סבא: " שינוי התפיסה מניהול אירוע לניהול לקוח, איפשרה ל"באר של סבא" להתרכז בליבת העשייה שהיא הפקת אירוע המותאם ללקוח בזמן הווה, ליווי הלקוח בשינויים החלים בציר חייו (בריתות, בני מצווה, אירועי חברה וכד') והכנת האירועים העתידיים שילוו את דרכו וסביבתו הקרובה. בעזרת שינוי הכיוון והאפיון המקצועי והמפורט של ליאת גל, וליווי מקצועי וצמוד של חברת CRM Leader, זכה " הבאר של סבא" במערכת המותאמת לצרכיו הייחודיים כגן אירועים המוביל בתחומו".
לקבלת פרטים נוספים לחץ כאן!