סוף שנה, הכולל לחץ בעולם החשבונאי בכל הנוגע לדוחות פיננסיים, מאזנים, דוחות מע"מ וכדומה, מביא אתו פעמים רבות בחינה של המערכת החשבונאית שלכם, והסיבה פשוטה – זה זמן נוח מאוד מבחינה חשבונאית לעבור מערכת במידה ואתם לא מרוצים מהמערכת בה אתם משתמשים או פשוט מגלים שיש לכם צרכים גדולים יותר מיכולותיה.
על מנת לעזור לכם לבחון את הנושא בצורה יעילה ומקצועית יותר אספנו עבורכם מספר נקודות חשובות להתייחסות:
א. נוחות שימוש פונקציונלית גנרית:
האם קל ונוח להפיק את הדוחות הסטנדרטיים כך שיהיו נוחים לכם לעיבוד ולהבנה?
לדוגמא:
• דו"חות רווח והפסד
• מאזנים
• סגירת שנה
• פתיחת שנה חדשה
• דו"חות מע"מ
ב. נוחות שימוש פונקציונלית התפורה לצרכים המיוחדים של העסק שלכם:
לעיתים לעסק יש צרכי אחסון מידע ייחודיים או דו"חות מיוחדים. לא כל תוכנה יודעת להתמודד עם דרישה כזאת וכדאי מאוד להגדיר את הצרכים הללו ולוודא שהתוכנה הנבדקת מותאמת לדרישה זו.
לדוגמא, בעסקים בהם צריך להצליב מידע בין מערכת הנהלת החשבונות למערכת ה- CRM, נדרש להוסיף שדה שיכיל את ה ID (מספר מזהה) במערכת ה CRM המאפשר בפועל לבצע את הצלבת נתונים. מספר זה צריך להיות מופק בדו"חות ייעודיים להצלבת נתונים עם הנתונים במערכת ה CRM.
ג. בית חם:
אפשרות לקבל עזרה ותמיכה בין אם מדובר על יצרנית התוכנה או גורם מטמיע של המוצר.
ד. המשכיות עסקית:
• גיבויים ושחזורים – בעולמות תוכן קריטיים אילו חשוב מאוד תהיה לנו האפשרות לבצע תיקונים ו/או שחזורים למידע ברשותנו
• אפשרות במידת הצורך לעבוד על המערכת גם אם מנהל החשבונות לא במשרד
• אפשרות לספק לרואה חשבון גישה למערכת מרחוק